ASANA, un plataforma sofisticada para trabajar proyectos en equipo

ASANA, un plataforma sofisticada para trabajar proyectos en equipo

Asana es una plataforma que permite gestionar el trabajo de un equipo de personas mediante la definición de proyectos con una lista de tareas asociada que se asigna a los componentes del equipo. 

Asana plataforma facilita el trabajo en equipo, la planificación y la coordinación para conseguir los objetivos definidos.

  • Organiza. Planifica y estructura el trabajo de la manera más adecuada. Establece prioridades y fechas límite. Comparte detalles y asigna tareas a los miembros del equipo.
  • Gestiona. Sigue los proyectos y las tareas en todas las etapas. Conoce el estado del trabajo y orienta a todos los miembros del equipo hacia los mismos objetivos.
  • Objetivos. Cumple con las fechas límite. Crea planes visuales del proyecto para ver cómo se organiza cada paso en el tiempo. Detecta riesgos. Elimina barreras. Incluso si los planes cambian.

Antecedentes de Asana

Asana fue fundada en 2008 por Justin Rosenstein y Dustin Moskovitz. Moskovitz es cofundador de Facebook y Rosenstein es un ex ingeniero de Google y Facebook.

Ambos trabajaron para mejorar la gestión de proyectos y aumentar la productividad de los empleados en Facebook.

Primeros pasos para empezar con Asana

Formato de trabajo por tableros

Los tableros permiten organizar el trabajo como si fueran post-its que se organizan por columnas. De esta forma puedes tener todo el proyecto a la vista de forma ordenada. Una vez definidas las columnas puedes añadir los elementos al tablero, arrastrar y soltar para mover el trabajo de un lado a otro, o darle seguimiento en las diferentes etapas.

Comienza agregando columnas

Crear un tablero de proyecto

Crea un proyecto nuevo haciendo clic en el botón + de tu lista de proyectos en el menú lateral o el botón + color naranja de tu barra superior. Selecciona Tablero como el diseño de tu proyecto.

Crear columnas. Haz clic en Agregar columnas para comenzar con un proyecto nuevo. Usa las columnas como categorías para agrupar trabajo que está relacionado o como etapas, tal como “Listo”, “En progreso” y “Terminado”, para dar seguimiento a un flujo de trabajo específico.

Agregar ideas, tareas, objetivos y más

Agrega tareas a tus columnas con el botón + que está debajo del nombre de la columna. Puedes hacer clic para expandir las tareas dentro de una columna y ver más detalles.

Puedes arrastrar y soltar tareas y columnas para reorganizar tu trabajo o pasarlo de un estado a otro. Los miembros del proyecto pueden reordenar las tareas según necesiten, y los seguidores recibirán actualizaciones cuando las tareas se mueven de columna, para que todos los miembros tengan la misma información. Puedes arrastrar varias tarjetas a la vez a otra columna si usas el comando Ctrl/Cmd + clic.

Agregar tareas a los proyectos con formato de tablero en Asana

Administrar columnas

Mueve, renombra, elimina y agrega columnas a medida que tu trabajo avanza.Haz clic en Agregar columna a la derecha de las columnas existentes para agregar columnas al tu proyecto. Para editar el nombre de la columna o eliminar la columna:

  1. Haz clic en la flecha desplegable junto al título de la columna
  2. Renombra la columna
  3. Elimina la columna
Agrega columnas a tu proyecto con formato de tablero

Las columnas deben estar vacías para poder eliminarlas. Mueve las tareas a otras columnas o elimínalas para poder vaciar una columna.

Filtrar tareas. 

Elige qué tareas aparecerán en tu diseño de tablero. Para filtrar tus tareas:

  1. haz clic en el icono Ver;
  2. elige ver tareas incompletas, tareas finalizadas o tareas finalizadas dentro de determinado período de tiempo.

Las tareas deberán estar abiertas en los tableros para poder marcarlas como finalizadas.

  • Filtrar por responsable o fecha de entrega. También puedes filtrar las tareas de un proyecto de tablero por responsable o fecha de entrega.
  • Filtrar por responsable. Cuando haces clic en el icono de filtrar, escribe el nombre o la dirección de email de la persona cuyas tareas deseas ver.
  • Filtrar por fecha de entrega. Cuando haces clic en el icono de filtrar, selecciona Fecha de entrega en el menú desplegable y luego elige filtras las tareas con fecha de entrega hoy, mañana, esta semana, la semana siguiente o dentro de los próximos 14 días.
Filtrar tareas en un proyecto con formato de tablero

Ordenar tareas

Elige ordenar tus tareas por fecha de entrega, responsable o cantidad de Me gusta. Para ordenar tus tareas:

  1. haz clic en el icono Ordenar;
  2. elige ordenar por fecha de entrega, responsable o cantidad de Me gusta.

Campos personalizados

Los campos personalizados son el primer paso para hacer seguimiento de cualquier tipo de trabajo en Asana. Incluso puedes incluir más información en cada tarea y dar seguimiento según las necesidades de tu equipo.

Gestionar campos personalizados. Para acceder y gestionar los tableros de campos personalizados de un proyecto:

  1. Haz clic en la flecha de las acciones del proyecto en el encabezado
  2. En el menú desplegable, selecciona Gestionar campos personalizados

Para ver los campos personalizados de una tarea, haz clic en cualquier tarjeta del tablero de tu proyecto para mostrar los detalles de la tarea.

Cómo buscar columnas del tablero

Puedes buscar tareas en columnas específicas de los proyectos con formato de tablero usando la herramienta de Búsqueda avanzada.

Una vez que abriste la Búsqueda avanzada y seleccionaste uno o más proyectos:

  1. Haz clic en el icono de flecha junto al proyecto con formato de tablero y selecciona una columna
  2. Haz clic en Buscar
búsqueda de columna

Total de subtareas en los Tableros

También puedes ver la cantidad de subtareas que hay en una tarea en particular directamente desde tu proyecto con formato de Tablero. El total de subtareas aparecerá junto al nombre de la tarea en tu proyecto con formato de Tablero.

Tablero con subtareas

Diferencias entre Asana y Trello

Para finalizar  hay que aclarar que juntamente con Trello, Asana es una de las dos plataformas más populares para la gestión de proyectos en equipo. Así que aquí está la pregunta: Trello vs Asana, ¿cuál debería elegir para su negocio?

  • Trello, es más simple, intuitivo y fácil de usar, ya que no requiere mucha curva de aprendizaje. La desventaja es que puede ser limitada cuando se trata de proyectos complejos. Por ejemplo, la falta de un sistema de dependencia de tareas es una desventaja para proyectos grandes.
  • Trello es más polivalentes y se versatil y se puede utilizar para casi cualquier cosa: listas de tareas personales, proyectos de trabajo, como un CRM, etc.
  • Asana es un software más sofisticado que tiene una variedad de características que seran mas utiles si necesitas desarrollar proyectos complejos y equipos grandes.
  • Asana cuenta con un sistema de dependencia de tareas es una gran ventaja para gestionar proyectos complejos. 
  • La complejidad significa que Asana necesita de un mayor plazo de tiempo para aprender a utilizar el software.

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