Notion es una aplicación de productividad personal minimalista y fácil de utilizar que te permite generar tu propio espacio de trabajo. Con ella podrás organizar toda tu actividad diaria y toda la información que utilizas, puedes gestionar las tareas, realizando listas o tableros Kanban, etc. y todo ello de forma fácil y unificado en un solo espacio.
Introducción y principales funciones de Notion
Para entender cómo funciona Notion, piensa en todas las aplicaciones o herramientas de productividad que has probado o que usas a diario. La ventaja de Notion es que une todas las funcionalidades que puedas imaginarte en una sola herramienta. Notion es una plataforma que te permite realizar las siguientes actividades:
- Notas y documentos. Una experiencia de escritura simple y hermosa, con más de 30 tipos de contenido para agregar.
- Wikis. Puedes almacenar todo tu conocimiento para poder encontrarlo de forma fácil mediante preguntas.
- Proyectos y tareas. Tableros Kanban, tablas y listas, para gestionar tus proyectos o actividades con un sistema ligero y flexible.
Primeros pasos para empezar con Notion
Notion es accesible desde la propia web o desde las apps para Windows y Mac o iOS y Android. Una funcion interesante es la sincronización multiplataforma. Una vez creada la cuenta, todo lo que hagas en una plataforma estará disponible en todas las demás.
Con Notion puedes simplificar el panel de aplicaciones que utilizas, sustituir o combinar o integrar aplicaciones tipo Trello, Asana, Google Docs, Evernote, etc.
Con la cuenta creada, Notion nos pedirá unos cuantos datos y nos ofrecerá la posibilidad de importar cualquier cosa, desde documentos de Word a notas en Evernote, archivos .csv o paneles de Trello. Todo lo que se haga en Notion se puede mantener guardado en la app o exportarse en diferentes formatos. Siguiendo con el ejemplo de este texto, lo podría sacar como markdown, PDF o HTML. La interfaz es de lo más minimalista, incluso cuando la tenemos llena de bloques, pero no está traducida a español. Solo funciona en inglés.
Lo mejor de todo es que la plataforma ha sacado ahora un plan gratuito permite crear bloques ilimitados y añadir hasta cinco colaboradores, con un tamaño de archivos máximo de 5 MB. Este plan antes costaba 4$/mensuales. Para un uso personal es mas que suficiente y no será necesario cambiar a un plan de pago. Para un uso de empresa con trabajo en equipo si sería interesante pasar a un plan de pago, 8$7mes x usuario.
Enlace a la pagina de Notion, solo tienes que poner tu mail y apretar el botón de registro.
Para qué puedo utilizar una aplicación de productividad personal como Notion ¿Cómo funciona Notion?
Vamos a ver cuales son las actividades que se pueden realizar con Notion y si me puede resultar util empezar a utilizar esta plataforma de productividad.
1. Tomar notas
Captura notas rápidamente y organizarlas como quieras. Notion lo recuerda todo para que no tengas que hacerlo. Ya sean tareas pendientes, un recordatorio o la próxima gran idea, Notion te facilita agregar notas y encontrarlas más tarde.
Ejemplo: Un blogger de viajes internacionales necesita tomar muchas notas. Usando un sistema de toma de notas organizado en Notion, puede realizar un seguimiento de todo lo que se supone que debe grabar y revisar para sus viajes, al tiempo que captura los pensamientos en el camino.
2. Organizar las cosas importantes o las tareas con Notion
Presupuestos, recetas, artículos para leer: en lugar de usar múltiples aplicaciones para recopilar esta información, puedes mantenerlas en un solo lugar. Tambien puede crear una base de operaciones para las muchas cosas que suceden en tu vida y construirla para que coincida con la forma en que funciona tu cerebro.
Ejemplo: Amira, emprendedora y humanitaria, usa Notion para organizar cada faceta de su vida: la compañía que dirige, los viajes globales y el libro de recetas tunecino que está escribiendo con su madre.
3. Seguimiento de las tareas
Gestionar cualquier proyecto, desde solicitudes de trabajo hasta una lista de tareas, es un complicado. En Notion, puede obtener una vista completa de lo que tienes que hacer. Hagz listas de verificación simples o paneles de proyectos detallados para convertir las tareas en acciones.
Ejemplo: Swapna, escritora de ciencia y espacio, generalmente trabaja en varias apps a la vez, todas las semanas. Con Notion, es capaz de crear listas detalladas de tareas pendientes para todos los proyectos mientras realiza un seguimiento del estado de cada uno.
4. Empieza a escribir con el procesador de textos
Simplemente comienza a escribir en Notion y todo lo demás se desvanece. Esta diseñado de forma simple para centrarse solo en escribir. La experiencia de escritura de Notion es tan simple o sofisticada como lo necesites. Puedes organizar los pensamientos con la facilidad de arrastrar y soltar.
Ejemplo: Como CEO, Alex pasa mucho tiempo gestionando personas. Escribió su primer libro sobre gestión en Notion, recogiendo cientos de páginas de pensamientos, organizándolos y compartiéndolos para recibir comentarios con docenas de colaboradores.
5. Definir objetivos para mejorar tu productividad en Notion
No importa cómo quieras mejorar, Notion es lo suficientemente flexible como para ayudarte a alcanzar tus objetivos. Sin tener que cambiar entre aplicaciones puedes realizar todas las diferentes tares, personales y profesionales, para mantener los objetivos.
Ejemplo: Tommy es un emprendedor que utilizando Notion, creó un sistema totalmente personalizado y altamente cuantificado, que lo ayuda a alcanzar sus objetivos, tanto personales como profesionales. Y todo está en un solo lugar para el uso diario.
6. Construye una web para gestionar los proyectos
Llegua a todo el equipo o amigos, haciendo que cualquier página de Notion sea un sitio web de acceso público con un solo clic. Un proyecto, un libro, una nueva web, una campaña: publicar páginas con Notion te permite comunicarte y compartir con tu equipo lo que quieras en cualquier lugar.
Ejemplo: Anabella es una ingeniera de software que ama el diseño. Su currículum es una página pública en Notion, por lo que es visible para muchos gerentes de contratación que navegan por la web (y otros que podrían compartir).
Conclusión y valoración final para aumentar la productividad con Notion
Notion es una plataforma de productividad que busca la sencillez y la integración de una cantidad enorme de funciones. Puede resultar abrumadora al inicio, pero os recomiendo empezar poco a poco. La aplicación permite compartir todo el contenido con cualquier persona y crear espacios de trabajo con cinco miembros en el plan «Personal» y miembros ilimitados en los planes de pago.
Para utilizar Norton podemos crear las plantillas o utilizar las propias de la aplicación. Notion las divide en diferentes categorías: diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, personal, gestión de producto, ventas y soporte. Esto simplifica mucho la curva de aprendizaje y permite sacarle mucho jugo desde el principio.
Puedes visitar otras plataformas que hemos analizado en el blog:
Plataformas con inteligencia artificial
Plataformas para realizar presentaciones