▷ Los POR QUÉ en secuencia, técnica para analizar problemas

▷ Los POR QUÉ en secuencia, técnica para analizar problemas

Los por qué en secuencia es una técnica causa efecto para encontrar las causas reales de los problemas. Cuando nos enfrentamos a un problema complejo, difícil de abordar en su totalidad si lo dividimos en sus partes principales conseguimos simplificarlo y hacerlo más asequible.  

Esta técnica se basa en el comportamiento curioso de los niños que no se cansan de preguntar hasta satisfacer su curiosidad. Esta actitud nos permite acercarnos a la esencia de las cosas.

¿En qué consiste la técnica de los por qué en secuencia?

Esta técnica nos propone identificar las causas reales de los problemas a través de la realización de preguntas de forma iterativa, una tras otras y así sucesivamente para explorar las causas. 

El objetivo de la técnica es encontrar la causa raíz de un problema repitiendo la pregunta: ¿Por qué? ¿Por qué sucede “el problema”? Cada respuesta forma la base de la siguiente pregunta. El número de iteraciones que nos propone la técnica es de 5 repeticiones para conseguir llegar a la esencia de cualquier problema. Este número se basa en la observación empírica de las iteraciones que normalmente se necesitan para resolver el problema.

Técnicas de Toyota, los por qué en secuencia 

La técnica fue desarrollada por Sakichi Toyoda y se popularizó por qué Toyota Motor Corporation la empezó a utilizar para mejorar sus métodos de fabricación. 

Hoy en día múltiples empresas utilizan la técnica y la adaptan a sus necesidades para facilitar el análisis de los problemas y facilitar la toma de decisiones.

¿Cómo se realiza la técnica de los por qué en secuencia? principales pasos

Definición del equipo de trabajo

Esta técnica es adecuada para equipos pequeños de 5 a 10 personas. La persona que convoca la reunión debe conocer la metodología y guiar al equipo. Será muy importante motivar a los participantes para continuar haciendo preguntas hasta llegar a la esencia

Paso 1. Identificar el problema inicial o causa identificada

El anfitrión comparte el problema existente, este problema ha de estar definido de forma clara y comprensible para todos los asistentes. El problema inicial es una causa que hemos identificado en un proceso o en una situación determinada.

Por ejemplo: “Este trimestre las ventas han caído” o “Todos los días hay aceite en el suelo”

Paso 2. La ronda de preguntas

El siguiente paso es formular la primera pregunta y encontrar las diferentes respuestas. El equipo puede dar diferentes respuestas, en este caso se valoran cuáles son las posibles y se anotan en la tabla. 

Cada respuesta es el origen de una cadena de preguntas en forma de árbol, de espina de pez o en forma de tabla.

Por ejemplo: ¿Por qué han caído las ventas del trimestre?

Causa 1Causa 2Causa 3 
Porque nuestros clientes compran a otras empresasPorque nuestro producto no tiene la calidad necesariaPorque…
¿Por qué?  
Causa 1Causa 2Causa 3 
Porque hay mucha competenciaPorque han bajado los preciosPorque hacen anuncios
 ¿Por qué? 
Causa 1Causa 2Causa 3 
Porque el producto tiene diferentes caracteristicasPorque compran han bajado la calidadPorque han realizado una central de compras con otras empresas y han bajado sus costes

La cadena de preguntas sigue hasta que se encuentra la causa esencial, normalmente se recomienda realizar 5 iteraciones. Esto desafía al equipo a profundizar más en lugar de buscar “hechos probados”.

Durante este tiempo, debes tener cuidado de no empezar a preguntar “quién”. Recuerda que el objetivo es identificar las causas y no a las personas involucradas.

El método no proporciona reglas simples o estrictas sobre el número de filas necesarias  para explorar o buscar la causa final. Por lo tanto, incluso si el método se aplica con cuidado, el resultado aún depende del conocimiento y la perseverancia de las personas.

Paso 3. Construir el esquema

A partir de la primera ronda se realizan preguntas en secuencia para las principales ramas identificadas. En este paso se va construyendo el esquema de respuestas con las causas identificadas. De este modo quedará representado en un gráfico todas las causas del proceso de análisis.

Hay dos métodos para representar los ¿Por qué? en secuencia. 

  • El formato de tabla donde en la parte superior se coloca el problema y se va analizando en las sucesivas filas.
  • El diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa donde el problema se coloca en un eje central y se van analizando las causas en un formato de ramas o espinas.

Dificultades al aplicar la técnica de los por que en secuencia

Es una herramienta que nos puede ayudar a encontrar la causa real del problema pero para conseguir buenos resultados es necesario tener claras cuales son las principales dificultades.

  • Se tiende a detener los síntomas y las preguntas antes de llegar a la esencia.
  • Los participantes a veces no pueden encontrar las causas porque no las conocen o falta alguna información.
  • Falta de conocimiento del metodo o falta de guía a los participantes o al equipo de trabajo para ayudarles a formular las preguntas correctas.
  • Dificultad de repetir los resultados con diferentes equipos de trabajo. A veces diferentes personas llegan a diferentes conclusiones para el mismo problema.
  • A veces un problema puede tener muchas causas verdaderas y es muy dificil valorar las más esenciales.

Ante problemas complejos o muy técnicos, se recomienda validar las respuestas realizadas de forma objetiva con datos reales o realizando pruebas.

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